Kebijakan Privasi DayLens.AI

1. Pengelola layanan

DayLens.AI dioperasikan oleh PT Berawal Dari Dingley. Untuk pertanyaan privasi, permintaan akses, koreksi, atau penghapusan data, hubungi kami melalui daylenscmpny@gmail.com.

Perusahaan pelanggan menentukan data karyawan yang dimasukkan ke DayLens.AI dan mengelola hak akses penggunanya. Dalam konteks tersebut, perusahaan pelanggan bertanggung jawab memastikan pengumpulan data karyawan memiliki dasar dan pemberitahuan yang sesuai.

2. Data yang kami proses

Bergantung pada fitur yang digunakan, DayLens.AI dapat memproses:

• Data akun dan organisasi, seperti nama, alamat email atau ID masuk, nomor telepon, perusahaan, departemen, jabatan, dan peran akses.
• Data operasional, seperti KPI, proyek, tugas, tenggat, laporan kerja, kendala, persetujuan, riwayat aktivitas, dan komunikasi terkait pekerjaan.
• Data absensi, seperti waktu datang dan pulang, tipe kerja, koordinat lokasi, informasi perangkat, foto bukti kehadiran, status keterlambatan, serta pengajuan izin, sakit, atau cuti.
• Data rapat dan file, seperti judul, waktu, status, tautan rapat, lampiran, dan catatan yang diunggah oleh pengguna.
• Data teknis dan keamanan, seperti alamat IP, waktu permintaan, identitas sesi, catatan kesalahan, dan audit penggunaan fitur.

3. Data Google yang diakses

Integrasi Google bersifat opsional dan hanya dimulai setelah pengguna yang berwenang memilih untuk menghubungkan akun Google. DayLens.AI meminta akses untuk membuat, membaca, memperbarui, atau menghapus event pada kalender yang dimiliki pengguna.

• OAuth access token, refresh token, dan waktu kedaluwarsa token disimpan pada server agar koneksi dapat berjalan tanpa mengekspos token ke browser.
• Judul event, deskripsi, waktu mulai dan selesai, zona waktu, pengingat, serta data conference dikirim ke Google saat pengguna menyinkronkan tenggat atau membuat rapat.
• ID event, URL Google Calendar, dan URL Google Meet yang dihasilkan dapat disimpan di DayLens.AI untuk menampilkan serta mengelola agenda tersebut.
• DayLens.AI tidak menggunakan data Google untuk periklanan, penilaian kredit, atau menjual profil pengguna.

Penggunaan dan pemindahan informasi yang diterima DayLens.AI dari Google API akan mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk persyaratan Limited Use.

4. Tujuan penggunaan data

Kami menggunakan data untuk:

• Menyediakan autentikasi, pengaturan perusahaan, dan akses berbasis peran.
• Menjalankan fungsi KPI, absensi, proyek, tugas, laporan, kendala, rapat, dan analitik.
• Menyinkronkan tenggat ke Google Calendar serta membuat ruang Google Meet atas tindakan pengguna.
• Mengirim notifikasi atau otomasi WhatsApp yang dikonfigurasi oleh organisasi.
• Menjaga keamanan, mencegah penyalahgunaan, menelusuri insiden, dan memperbaiki layanan.
• Memenuhi kewajiban hukum yang berlaku dan menanggapi permintaan pengguna.

5. Pembagian data dan penyedia layanan

Kami tidak menjual data pribadi. Data hanya dibagikan sejauh diperlukan untuk menyediakan layanan, berdasarkan instruksi organisasi, atau ketika diwajibkan hukum. Penyedia yang dapat memproses data mencakup:

• Supabase untuk autentikasi, database, dan penyimpanan berkas.
• Google untuk Calendar, Meet, Maps, atau layanan Google lain yang dipilih pengguna.
• Penyedia hosting dan infrastruktur untuk menjalankan aplikasi.
• n8n dan penyedia komunikasi WhatsApp apabila organisasi mengaktifkan otomasi terkait.

Setiap penyedia hanya menerima data yang relevan terhadap fungsi yang dijalankannya dan tunduk pada ketentuan serta kebijakan privasinya sendiri.

6. Penyimpanan dan keamanan

DayLens.AI menggunakan kontrol akses berbasis peran dan perusahaan, pembatasan akses database, koneksi HTTPS, validasi sesi, serta penyimpanan token Google pada route server. Pengguna bertanggung jawab menjaga kredensial akun dan segera melaporkan dugaan akses tidak sah.

Tidak ada metode penyimpanan atau transmisi elektronik yang sepenuhnya bebas risiko. Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar serta mengevaluasi pengamanan ketika sistem berubah.

7. Retensi, pemutusan koneksi, dan penghapusan

• Data organisasi disimpan selama akun atau layanan aktif dan selama diperlukan untuk tujuan operasional, keamanan, penyelesaian sengketa, atau kewajiban hukum.
• Saat pengguna memilih “Putuskan Google”, DayLens.AI mencoba mencabut token pada Google lalu menghapus token OAuth yang tersimpan pada sistem kami.
• Memutuskan koneksi tidak otomatis menghapus event yang sebelumnya dibuat pada Google Calendar. Pengguna dapat menghapus event tersebut langsung melalui Google Calendar.
• ID event, URL rapat, dan catatan operasional dapat tetap tersimpan sebagai riwayat perusahaan sampai dihapus oleh organisasi atau melalui permintaan penghapusan yang sah.
• Salinan pada backup dapat bertahan selama siklus backup dan kemudian ditimpa sesuai prosedur penyedia infrastruktur.

Permintaan penghapusan dapat dikirim ke alamat email kontak kami. Kami akan memverifikasi identitas dan kewenangan pemohon sebelum memproses permintaan, dengan memperhatikan kewajiban perusahaan pelanggan dan hukum yang berlaku.

8. Hak dan pilihan pengguna

Pengguna dapat meminta akses, koreksi, atau penghapusan data; membatasi penggunaan tertentu; serta mencabut koneksi Google. Karyawan juga dapat menghubungi administrator perusahaan tempatnya bekerja karena sebagian data dikelola atas instruksi perusahaan tersebut.

9. Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini untuk mencerminkan perubahan layanan, keamanan, atau peraturan. Versi terbaru akan ditampilkan pada halaman ini beserta tanggal berlakunya. Perubahan material akan diinformasikan melalui kanal yang wajar.